Contribuer à apporter une aide permanente à monsieur le Maire et aux élus en termes d’organisation personnelle, de communication, d’information, de secrétariat.
Ce poste visera également à assurer l’interface permanente entre le Maire, l’équipe municipale (bureau municipal), le directeur général des services et des responsables de service.

MISSIONS 1 : Agenda du Maire
* Tenue de l’agenda du Maire.
* Suivi des demandes de rendez-vous en fonction des priorités du Maire.
* Relations avec la Direction générale des services, le cabinet du Conseil départemental et la Communauté de Communes de l’île d’Oléron afin d’harmoniser les agendas.
* Gestion des plannings des élus

MISSIONS 2 : Organisation permanente de la vie professionnelle du Maire
* Accueil physique et téléphonique pour le Maire (réception, filtre et transmission des appels) en analysant le degré d’urgence des informations à transmettre,
* Organisation des réunions initiées par le Maire et/ou en présence du Maire.
* Secrétariat du Maire et des élus en lien avec le suivi du bureau municipal et des dossiers transverses,
* Identifier les sujets sensibles et les priorités, orienter et assurer un suivi des dossiers dans un rôle de veille et d’alerte auprès du maire,
* Préparation et suivi des réunions du Maire : centralisation des notes, dossiers techniques en lien avec les services en vue des RDV du Maire
* Organisation des déplacements des élus (réservations, inscriptions, notes de frais)

MISSION 3 : Gestion du courrier du Maire
* Rédaction des courriers et courriels sur les sujets sensibles, rédaction des courriers et suivi de la correspondance du Maire,
* Suivi des demandes et réclamations des administrés,

MISSION 4 : Activités secondaires (en l’absence de sa collègue)
* Secrétariat du DGS
* Traitement du courrier  » arrivé  » et  » départ « .

Date limite de candidature : 19/11/2023