Sous l’autorité de la cheffe d’établissement, le/la responsable du secrétariat peut exercer différentes missions :
- Enregistrements courriers arrivées et diffusion aux services
- Enregistrement des courriers départs et diffusion aux destinataires ( voie postale – LR/AR- messagerie )
- Accueil téléphonique – standard de l’établissement
- Suivi et tenue des listings , organigrammes , délégations
- Gestion des dossiers d’habilitation des intervenants et partenaires
- Gestion des dossiers d’accès
- Gestion des notes de service
- Rédaction de courriers , synthèses
- Gestion du plan de classement
- Tenue du secrétariat des instances représentatives
- Tenue du secrétariat du rapport des services et autres réunions
- Gestion de la communication entre les services , intervenants , partenaires
- Suivi et tenue de la gestion documentaire de base et numérisée des processus QA-QI-QD- sortants dans le cadre des labellisations
- Archivage
- Gestion des tâches administratives dans le cadre de dossiers transversaux et plans d’action
- Gestion administrative du conseil d’évaluation
Profil recherché :
Poste réservé au corps des secrétaires administratifs (ou équivalent) de la fonction publique.
Poste accessible par détachement d’un autre ministère :
Les agents extérieurs au ministère de la Justice qui souhaitent candidater doivent transmettre l’ensemble des documents suivants à l’adresse cosi.srh-sg@justice.gouv.fr :
- la fiche de candidature complétée (« annexe 3 » à demander à l’établissement ou au SPIP) avec l’avis de l’administration d’origine relatif à leur départ ;
- un curriculum vitae ;
- les pièces justificatives le cas échéant ;
- le dernier arrêté d’avancement d’échelon ;
- les trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel le cas échéant ;
- un état des services.
-Compétences attendues
-Rigueur
-Sens de l’organisation
-Discrétion
-Polyvalence
-Connaissances des outils bureautiques