Sous l’autorité de la cheffe d’établissement, le/la responsable du secrétariat peut exercer différentes missions :

• Enregistrements courriers arrivées et diffusion aux services
• Enregistrement des courriers départs et diffusion aux destinataires ( voie postale – LR/AR- messagerie )
• Accueil téléphonique – standard de l’établissement
• Suivi et tenue des listings , organigrammes , délégations
• Gestion des dossiers d’habilitation des intervenants et partenaires
• Gestion des dossiers d’accès
• Gestion des notes de service
• Rédaction de courriers , synthèses
• Gestion du plan de classement
• Tenue du secrétariat des instances représentatives
• Tenue du secrétariat du rapport des services et autres réunions
• Gestion de la communication entre les services , intervenants , partenaires
• Suivi et tenue de la gestion documentaire de base et numérisée des processus QA-QI-QD- sortants dans le cadre des labellisations
• Archivage
• Gestion des tâches administratives dans le cadre de  dossiers transversaux et plans d’action
• Gestion administrative du conseil d’évaluation

Profil recherché :
Poste réservé au corps des secrétaires administratifs (ou équivalent) de la fonction publique.

Poste accessible par détachement d’un autre ministère :

Les agents extérieurs au ministère de la Justice qui souhaitent candidater doivent transmettre l’ensemble des documents suivants à l’adresse cosi.srh-sg@justice.gouv.fr :

• la fiche de candidature complétée (« annexe 3 » à demander à l’établissement ou au SPIP) avec l’avis de l’administration d’origine relatif à leur départ ;
• un curriculum vitae ;
• les pièces justificatives le cas échéant ;
• le dernier arrêté d’avancement d’échelon ;
• les trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel le cas échéant ;
• un état des services.

-Compétences attendues
-Rigueur
-Sens de l’organisation
-Discrétion
-Polyvalence
-Connaissances des outils bureautiques